Rekisteriseloste:
1. Rekisterin ylläpitäjä ja yhteyshenkilö
Kanta ry
Vilma Ranta, verant@utu.fi
2. Jäsenrekisterin ja tietojen keräämisen käyttötarkoitus
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11. pykälän ja henkilötietolain (523/1999) 10. pykälän vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toiminnalle tarpeelliset tiedot.
Henkilö- ja jäsenyystiedot kerätään yhdistyksen toiminnan suunnitteluun ja jäsenyyden hoitamiseen liittyviä asioita varten. Jäsenrekisterin lisäksi Kanta kerää tietoja erilaisia tapahtumia ja niitä koskevia tilauksia varten.
3. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet
Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään liittymisvuosi yhdistykseen, sähköpostiosoite ja tieto Turun yliopiston ylioppilaskunnan (TYY) jäsenyydestä (opiskelijastatus). Jäsen ilmoittaa myös sen, minkälaiseksi jäseneksi hän pyrkii (vuosittain maksettava vuosijäsenyys, seitsemän vuoden välein maksettava pitkäaikaisjäsenyys tai jäsenetuihin oikeuttamaton kannatusjäsenyys), sekä tiedon siitä, että hän opiskelee suomen kieltä tai sen lähiaineita korkeakoulussa (pää- tai sivuaineena). Jäsenmaksu tarkistetaan Kanta ry:n tililtä.
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan joko jäseneltä itseltään tai Kanta ry:n nettisivuilta löytyvän Google Forms -kyselylomakkeen kautta. Tapahtumia varten kerättävät tiedot saadaan tapahtumien Google Forms -ilmoittautumislomakkeiden kautta. Jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja velvollisuus ilmoittaa rekisterinpitäjälle tietojensa muuttumisesta. Rekisterinpitäjä oikaisee, täydentää tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai jäsenen aloitteesta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen rekisteritiedon.
4. Rekisteritietojen suojaus
Rekisteritiedot säilytetään luottamuksellisina. Jäsenrekisteritietoja voi käsitellä vain yhdistyksen hallituksen jäsenvastaava. Toimensa jättävä hallituksen jäsenvastaava luovuttaa tiedot seuraajalleen, kun uusi hallitus aloittaa vuosittain toimintansa. Tapahtumia ja tilauksia varten kerättävät rekisteritiedot ovat kaikkien hallituksen jäsenten saatavilla, ja niitä säilytetään pääsääntöisesti tapahtumien päättymiseen saakka. Muuten tietoja ei luovuteta eteenpäin. Tiedot säilytetään sähköisesti, ja yhdistys huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.