Tietosuojaseloste In Vitro Aboensis IVA ry
Rekisterin pitäjä
In Vitro Aboensis IVA ry
Lemminkäisenkatu 2
20520 Turku
Rekisteriasioista vastaava henkilö
In Vitro Aboensis IVA ry:n taloudenhoitaja
Yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://tyyala.utu.fi/iva/hallitus/
Rekisterin nimi
In Vitro Aboensis IVA ry – Jäsenrekisteri
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito ja yhdistysten jäsenten yhteystietojen ylläpito.
Rekisterien tietosisältö
Jäsenrekisteriin kirjataan seuraavat tiedot: jäsenen täydellinen nimi, kotikunta, sähköpostiosoite, IVA:an liittymisvuosi, maksettujen jäsenmaksujen määrä (n kpl) ja jäsenyyden voimassaolo (vuosi), koulutusohjelma (LuK/DDD/Bima/Neuro), TYY:n jäsenyys sekä Tivoliklubin jäsenyys.
Ikijäsenten osalta jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja ovat ikijäsenen täydellinen nimi, kotikunta, sähköpostiosoite, IVA:an liittymisvuosi sekä ikijäsenyyden hyväksymisvuosi.
Tapahtumia varten voidaan kerätä nimi, sähköpostiosoite, seurue- ja allergiatietoja sekä mahdollisesti muita tapahtuman kannalta olennaisia tietoja. Tiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluessa tapahtuman jälkeen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki jäsentiedot kerätään jäseniltä liittymisen ja tapahtumien ilmoittautumisten yhteydessä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman jäsenen suostumusta.
Tapahtumien ilmoittautumislomakkeissa ilmoitettuja tietoja voidaan luovuttaa muille kyseisen tapahtuman järjestämiseen osallistuville henkilöille, mikäli tämä on tarpeen. Mikäli tapahtuma järjestetään yhteistyössä muiden ainejärjestöjen kanssa, voidaan tietoja luovuttaa myös toisen ainejärjestön edustajille, mikäli tämä on tapahtuman järjestämisen kannalta olennaista.
Tapahtumien ilmoittamisessa suositaan lomakkeita, joiden tiedot säilytetään yliopiston palvelimilla. Googlen lomakkeita käytettäessä ilmoittautuja ottaa riskin, että tietoja luovutetaan EU-alueen ulkopuolelle.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriä hoitavalle henkilölle, voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisteriä hoitava vastaa henkilö jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietojen säilytys
Jäsenrekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat In Vitro Aboensis IVA ry:n varsinaisia jäseniä, ikijäseniä tai kunniajäseniä. Rekisterissä olevat tiedot poistetaan vuosittain niiden henkilöiden osalta, jotka katsotaan eronneeksi yhdistyksestä jäsenmaksun maksamattomuuden vuoksi. Yhdistyksestä eroavien tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä välittömästi.
Rekisteritiedot poistetaan välittömästi myös, mikäli jäsen pyytää niiden poistamista lähettämällä sähköpostia rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta tai kirjallisesti rekisteriä hoitavalta henkilöltä. Mikäli jäsenyyttä ei samalla irtisanota, säilytetään rekisterissä kuitenkin lakisääteiset tiedot (jäsenen nimi ja kotipaikkakunta).
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmässä, johon on pääsy vain rajatulla joukolla. Joukko pitää sisällään jäsenrekisterin ylläpidon kannalta välttämättömät henkilöt eli In Vitro Aboensis IVA ry:n istuvan hallituksen (kts. ”Rekisteriasioista vastaava henkilö”).