Henkilöstörekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Turun yliopiston etnologian, folkloristiikan ja uskontotieteen opiskelijain yhdistys Kutu ry
Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitos
Arcanum, 20014 Turun yliopisto
kutu-hallitus@lists.utu.fi

Henkilötiedonkäsittelijän yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilöt, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat antaneet tietonsa ja suostumuksensa tietojen
käsittelyyn.
Tietojen luovuttaminen Kutu ry:lle on turvallista ja tiedon määrä ja näkyvyys perustuvat
henkilön omaan suostumukseen.
Kutu ry:n jäseneksi ilmoittaudutaan ilmoittautumiskaavakkeella, jonka pakolliset täytettävät
tiedot ovat nimi, kotipaikkakunta ja sähköpostiosoite. Lisäksi henkilö valitsee, haluaako hän
vuosijäsennyyden, koko opiskeluajan kestävän jäsennyyden vai kannatusjäsennyyden.
Kannatusjäsennyys on tarkoitettu jo valmistuneille alumneille. Tiedot kerätään tiedostoon,
johon on vain hallituksella pääsy, ja tietoja käsittelee hallituksen kullakin toimikaudella
nimitetty sihteeri.
Tietoja käytetään jäsenten kartoittamiseen. Lisäksi liittyessä jäseneksi annettu
sähköpostiosoite liitetään osaksi Kutu ry:n jäsenten sähköpostilistaa, jonka avulla annetaan
jäsenille tietoa ajankohtaisista yhdistyksen tapahtumista, koulutus- ja sosiaalipolitiikasta sekä
muista yhdistystä koskevista päätöksistä.

Kutu ry:n alumnitoimintaan ilmoittaudutaan ilmoittautumiskaavakkeella, jonka pakolliset
täytettävät tiedot ovat nimi, sähköpostiosoite, pääaine ja valmistumisvuosi. Nämä kyseiset
tiedot kerätään tiedostoon, jonne on vain Kutun hallituksella pääsy. Tietoja käsittelee
hallituksen kullakin toimikaudella nimitetty sihteeri.
Sähköpostiosoitetietoja käytetään myös alumnitoiminnasta tiedottamiseen. Liittyessä
rekisteriin henkilön antama sähköpostiosoite liitetään Kutu ry:n alumnien sähköpostilistalle.
Sähköpostilistalle tulee ajankohtaista tietoa ja kutsuja tapahtumiin.
Henkilö voi halutessaan kirjoittaa itsestään lyhyen kuvauksen ilmoittautumiskaavakkeessa.
Henkilö saa kuvauksen yhteydessä valita, näkyykö kuvaus vain hallitukselle vai näkyykö se
Kutu ry:n nettisivuilla henkilön etunimen, koko nimen tai koko nimen ja sähköpostiosoitteen
kanssa. Lisäksi pääaine liitetään nimen yhteyteen. Kuvaus antaa kuvan siitä, kuinka
monipuolista valmistumisen jälkeinen työelämä on ja auttaa toiminnan profiloinnissa. Jos
henkilö antaa luvan näyttää kuvauksensa Kutu ry:n nettisivuilla, voivat sivuilla kävijät saada
tietoa opintojen jälkeisen työelämän mahdollisuuksista. Jos henkilö suostumuksellaan antaa
sähköpostiosoitteensa näytettäväksi Kutu ry:n sivuille kuvan yhteyteen, voivat henkilön
urasta kiinnostuneet laittaa hänelle lisäkysymyksiä.

Rekisterin tietosisältö

Kutu ry pitää yllä kahta erillistä rekisteriä, joista toinen on jäsenrekisteri ja toinen
alumnirekisteri.
Jäsenrekisteri sisältää tiedot jäsenistä ja kannatusjäsenistä. Rekisteri sisältää jäsenten ja
kannatusjäsenten etu- ja sukunimen, kotipaikkakunnan, jäsennyyden luonteen (vuoden ajan
tai koko opiskeluajan kestävä jäsennyys tai kannatusjäsennyys) sekä sähköpostiosoitteen.
Tiedot poistetaan rekisteristä, kun jäsennyys umpeutuu.
Alumnirekisteri sisältää alumniksi ilmoittautuneiden etunimen, sukunimen ja
sähköpostiosoitteen sekä tiedon pääaineesta ja valmistumisvuodesta.
Lisäksi alumnirekisteri saattaa sisältää henkilön oman kuvauksen opinnoistaan ja työurastaan.
Tämä kuvaus voi olla henkilön omasta suostumuksesta näkyvillä Kutu ry:n nettisivuilla
alumnitoimintaa käsittelevässä osiossa yhdessä alumnin etunimen, kokonimen tai kokonimen
ja sähköpostiosoitteen kanssa. Henkilö voi myös valita, että hänestä on kuvaus näkyvillä
pelkästään Kutun hallituksen tiedoissa, jolloin hänen tietojaan ei näy Kutun nettisivuilla.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteri sisältää henkilöiden itse antamiaan tietoja itsestään sekä tiedon jäsenmaksusta,
joka vaikuttaa jäsennyyden luonteeseen.
Alumnirekisteri sisältää henkilöiden itse antamiaan tietoja itsestään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjiltä ulkopuolisille yrityksille tai yhdistyksille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritiedot kerätään tiedostoihin, jonne on vain hallituksen jäsenillä pääsy. Tiedostoihin
pääsy edellyttää kirjauttamista, jonka salasana on vain hallituslaisilla tiedossa.
Sähköpostilistat ovat myös salasanasuojattuja.
Mikäli henkilö on rekisteröitynyt Kutu ry:n alumniksi ja antanut suostumuksensa siihen, että
hänen itse valitsemansa tiedot näytetään Kutu ry:n nettisivuilla, ovat kaikki kyseiset henkilön
antamat tiedot kaikkien nähtävissä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus pyytää ja saada rekisterinpitäjältä pääsy omiin rekisteritietoihinsa
sekä oikeus pyytää tietojen korjaamista, oikaisemista ja poistamista. Lisäksi rekisteröidyllä on
oikeus pyytää tietojensa näkyvyyden rajoittamista, jos hän on aikaisemmin hyväksynyt
tietojaan näkyviksi Kutu ry:n nettisivuilla. Rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumuksensa
tietojensa säilyttämiseen. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisena rekisterinpitäjälle.

Laatimispäivämäärä 26.5.2018