Rekisterien tietosuojaseloste Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry
Voimassa 12.10.2023 alkaen
1. Rekisterinpitäjä
Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry (myöh. TPO)
Nummenpuistokatu 2, 20540 Turku
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
TPOn hallituksen tiedotusvastaava. Tiedottajan yhteystiedot löydät osoitteesta:
Hallituksen tavoitat osoitteesta: tpo[at]utu.fi
3. Rekisterien nimet
Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry:n jäsenrekisteri ja Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry:n tapahtumailmoittautumisrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
TPO:n keskeinen tehtävä on hoitaa jäsentensä opiskelijaedunvalvontaa ja järjestää jäsenille monipuolista vapaa-ajan toimintaa.
Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry:n jäsenrekisteri on yhdistyslain 11§:n mukainen jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista ja tiedotusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry:n jäsenrekisteriin ja tapahtumailmoittaumisrekisteriin kerättäviä henkilötietoja käytetään jäsenluettelon ja sähköpostilistojen ylläpidon, TPO:n toiminnasta ja tapahtumista tiedottamisen, tapahtumien järjestämisen ja jäsenkyselyiden toteuttamisen yhteydessä.
Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.
5. Rekisterin sisältö, tietolähteet ja tietojen säilytysaika
Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry:n jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:
- Jäsenyysstatus
- Jäsenmaksutiedot
- Turun yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyysstatus
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero)
- Muut mahdolliset jäsenen itse antamat lisätiedot
Yllä esitetyt jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot kerätään jäseneksi liittymisen yhteydessä ja poistetaan jäsenyyden päättyessä.
Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry:n tapahtumailmoittautumisrekisteriin kerätään henkilötietoja tapahtumien järjestämisen yhteydessä. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerättäviä tietoja voivat olla järjestettävän tapahtuman luonteesta riippuen esimerkiksi: 1) henkilön täydellinen nimi, 2) sähköpostiosoite, 3) tieto osakunnan tai muun järjestävän tahon jäsenyydestä, 4) ruokavaliotiedot ja 5) tiedot pöytäseuruetoiveista.
Tapahtumien järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot kerätään tapahtumailmoittautumisen yhteydessä ja poistetaan tilikauden päätyttyä. Maksullisten tapahtumien yhteydessä tiedot poistetaan tilikauden päätyttyä ja kun tapahtumien maksut on osallistujien toimesta suoritettu.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovuttaminen
Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään. Joissakin tapauksissa muuttuneita osoitetietoja voidaan tiedustella postilta, mikäli jäsen on antanut postille suostumuksensa osoitetietojen luovuttamiseen. Kerättäviä tietoja voidaan luovuttaa Turun yliopiston pohjalainen osakunta ry:n hallituksen jäsenille sekä toimihenkilöille.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman henkilön suostumusta. Mikäli tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tapahtumailmoittautumisrekisteriin kerättyjä henkilötietoja luovutetaan tapahtumajärjestämisen yhteydessä muille tapahtumaa järjestäville tahoille, asiasta kerrotaan tapahtumailmoittautumisen yhteydessä.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterien tietoja käsitellään huolellisesti tietoturva huomioiden. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisterit on suojattu asianmukaisesti ja niihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
8. Rekisteröityjen oikeudet
Oikeus tiedon tarkistamiseen
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja miten niitä käsitellään. Tarkastuspyynnön voi lähettää hallitukselle osoitteeseen tpo[at]utu.fi.
Oikeus tiedon korjaamiseen ja poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus korjata tai poistaa tietoja ilmoittamalla asiasta hallitukselle. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisiä tai tarpeettomia henkilötietoja rekisteröidyn pyynnöstä tai oma-aloitteisesti tarvittaessa.