Hyvää maaliskuun alkua kaikille! Mimesis ry:n sääntömääräinen kevätkokous järjestetään 16.3.2023 klo 17 Kampuskappelissa (Rehtorinpellonkatu 4 C 1. krs). Kokous on avoin kaikille Mimesis ry:n jäsenille.
Kokouksessa esitetään vuoden 2022 toimintakertomus ja tilinpäätös jäsenistölle hyväksyttäviksi. Samalla päätetään vastuunvapauden myöntämisestä vuoden 2022 toimihenkilöille. Kokouksen esityslista löytyy kutsun lopusta. Näiden lisäksi liitteenä on vuoden 2022 toimintakertomus, tase, tuloslaskelma ja toiminnantarkastajien lausunto.
Kevätkokouksen yhteydessä haemme myös hallitukseen lisää väkeä täydennyshaulla. Esimerkiksi hallitusten jäsenten vaihtoon lähtemisten takia hallitukseen tulee seuraavia pestejä vapaaksi syksylle 2023:
– Yleisen kirjallisuustieteen koulutuspoliittinen vastaava
– Yhdenvertaisuusvastaava
– Toinen sosiaalipoliittinen vastaava
– Toinen myyjäisvastaava
– Toinen tapahtumavastaava
Kevätkokouksessa valitut henkilöt voivat halutessaan osallistua hallitustoimintaan myös loppukevään 2023 aikana tai aloittaa vasta syksyllä 2023. Jos et pääse paikalle kevätkokoukseen, mutta sinua kiinnostaa jokin näistä pesteistä, ota yhteyttä puheenjohtaja Jutta Pirttijärveen (jepirt@utu.fi).
Kevätkokouksen ensisijainen osallistumistapa on fyysinen läsnäolo Kampuskappelissa. Etäosallistuminen on mahdollinen sairastapauksissa tai logistisissa ongelmissa. Mikäli osallistut etänä, ilmoita siitä puheenjohtajalle vähintään kaksi päivää ennen kokousta ja katso etäosallistumisohjeet kutsun lopusta. Etäosallistumisen linkki välitetään erikseen osallistujille pyynnöstä vähintään päivää ennen kokousta. Mikäli olet ilmoittanut osallistumisestasi etänä edellä mainitulla tavalla, on sinulla paikalla olijoiden tavoin täysivaltainen ääni- ja puheoikeus.
Suljettu lippuäänestys toteutetaan tarvittaessa Webropol-lomakkeella.
Turussa 2.3.2022
Mimesis ry:n hallituksen puolesta,
Jutta Pirttijärvi
puheenjohtaja
Kevätkokouksen esityslista:
1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
4. Kokouksen esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
5. Vuoden 2022 toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja toiminnantarkastajien lausunnon esittäminen
6. Tilinpäätöksen vahvistaminen
7. Tili- ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2022 hallitukselle ja muille tilivelvollisille
8. Muut kokouskutsussa mainitut asiat
8.1. Hallituksen täydennyshaku
9. Kokouksen päättäminen
_________________________________________________________________________
Ohjeet etäosallistumiseen
– Liity kokouksen Zoomiin mahdollisuuksien mukaan hyvissä ajoin, Zoom-linkki avautuu 16.45.
– Laita nimeksesi koko nimesi.
– Kokouksen aluksi läsnäolijat tarkistetaan, joten varaudu pyydettäessä avaamaan hetkeksi kamerasi
– Lataa Zoom omalle laitteellesi (toimii varmemmin)
– Zoomin chattia käytetään vain kokoukseen liittyvien asioiden käsittelyyn. Jotta chatin seuraaminen on mahdollista, älä kirjoita sinne mitään asiaankuulumatonta.
– Kun et puhu, pidä kamera ja mikrofoni pois päältä, jos yhteys kuormittuu. Jos näin ei tapahdu, voit pitää kameraa päällä koko ajan.
Mikäli saavut kokoukseen myöhässä tai poistut kesken kokouksen
Kirjoita kokouksen chattiin saapumisaikasi seuraavan mallin mukaisesti: Jutta Pirttijärvi saapui kokoukseen klo 17.36. Jokaisen kohdan jälkeen uudet läsnäolijat tarkistetaan ja sinua pyydetään todistamaan henkilöllisyytesi laittamalla kamera hetkeksi päälle. Mikäli joudut poistumaan kokouksesta ajoissa, kirjaa sekin chattiin oheisen mallin mukaisesti: Jutta Pirttijärvi poistui kokouksesta klo 18.08.
Äänestäminen
Mahdolliset käsiäänestykset toteutetaan Zoomin nosta käsi -toiminnolla. Kokouksen puheenjohtaja ohjeistaa aina, kun toimintoa pitää käyttää. Kun se kohta, jota haluat äänestää, mainitaan: nosta käsi. Kun kokouksen puheenjohtaja pyytää äänten laskemisen jälkeen laskemaan käden: laske käsi.
Tarvittaessa pidetään suljettu lippuäänestys Webropol-lomakkeella. Lomake esitellään näytön jaon kautta tyhjän uurnan varmistamiseksi, jonka jälkeen linkki lomakkeeseen lähetetään Zoomin chattiin. Äänten maksimimäärä rajataan kokousten äänivaltaisten osallistujien määrään. Äänestäthän siis aina vain kerran, ohjeiden mukaisesti ja ilman vilppiä. Mikäli äänten määrä ei vastaa kokouksen läsnäolijoiden määrää, hylätään äänestys ja se aloitetaan alusta.
