Kokous järjestetään Turku-salissa (Rehtorinpellonkatu 4).

Syyskokouksessa vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2024 sekä valitaan vuodelle 2024 yhdistyksen hallitus, yhdistyksen julkaisun Utopian-toimitus ja muut toimihenkilöt (kirjamessutyöryhmän vastaava, vujutyöryhmän vastaava). Lisäksi kokouksessa vahvistetaan vuoden 2024 jäsenmaksu ja esitellään yhdistyksen ympäristösuunnitelma.

Liitteenä ovat:
–       Kokouksen esityslista
–       Hallituksen esitykset yhdistyksen vuoden 2024 toimintasuunnitelmaksi ja Talousarvioksi
–       Hallituksen esitys yhdistyksen ympäristösuunnitelmaksi

Syyskokouksessa valitaan siis ensi vuoden hallitus ja toimihenkilöt. Toimikausi alkaa tammikuussa 2024. Jos hallitustoiminta kiinnostaa, nyt on loistava tilaisuus lähteä mukaan! Hallitus valitaan vuosittain kokonaan uudelleen, eli uudet ja vanhat toimijat hakevat hallitukseen yhdessä, eikä vanhoilla toimijoilla ole ns. etusijaa aiemmin tekemiinsä pesteihin. Tarvittaessa hallituspaikoista järjestetään suljettu lippuäänestys Webropol-lomakkeella. (Tämän takia on tärkeää, että otat mukaasi esimerkiksi tietokoneen, jos saavut kokoustamaan paikan päälle Turku-saliin). Huomaa myös, että jäsenyytesi pitää olla voimassa, jotta voit hakea hallitukseen ja äänestää!

Jos et pääse paikan päälle, mutta olet kiinnostunut hallitustoiminnasta, Utopian toimittamisesta tai muusta toimihenkilötoiminnasta, voit ottaa yhteyttä puheenjohtaja Jutta Pirttijärveen (jepirt@utu.fi) ja kertoa kiinnostuksestasi! Hallitustoiminta on mukavaa ja sinulla ei todellakaan tarvitse olla aikaisempaa kokemusta järjestötoiminnasta 🙂

Syyskokouksessa valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja, kotimaisen kirjallisuuden koulutuspoliittinen vastaava, yleisen kirjallisuustieteen koulutuspoliittinen vastaava sekä 2 – 6 muuta jäsentä ja 0 – 3 varajäsentä. Muita pestejä ovat: tuutorvastaava, haalarivastaava, tiedottaja, tapahtumavastaava, kulttuurivastaava, yhteistyövastaava, sosiaalipoliittinen vastaava, yhdenvertaisuusvastaava, liikuntavastaava, ekskursiovastaava, digivastaava, myyjäisvastaava, haalarivastaava, lukupiirivastaava, somevastaava, kansainvälisyysvastaava ja ympäristövastaava.

Yhdistyksen kokoukseen on mahdollista osallistua myös etänä linkistä: https://utu.zoom.us/j/62125596187

Ohjeet etäosallistujille:

  • Liity kokouksen Zoomiin mahdollisuuksien mukaan hyvissä ajoin, Zoom-linkki avautuu 16.45.
  • Laita nimeksesi koko nimesi.
  • Kokouksen aluksi läsnäolijat tarkistetaan, joten varaudu pyydettäessä avaamaan hetkeksi kamerasi
  • Lataa Zoom omalle laitteellesi (toimii varmemmin)
  • Zoomin chattiaa käytetään vain kokoukseen liittyvien asioiden käsittelyyn. Jotta chatin seuraaminen on mahdollista, älä kirjoita sinne mitään asiaankuulumatonta.
  • Kun et puhu, pidä kamera ja mikrofoni pois päältä, jos yhteys kuormittuu. Jos näin ei tapahdu, voit pitää kameraa päällä koko ajan.

Mikäli saavut kokoukseen myöhässä tai poistut kesken kokouksen

  • Kirjoita kokouksen chattiin saapumisaikasi seuraavan mallin mukaisesti: Jutta Pirttijärvi saapui kokoukseen klo 17.36. Jokaisen kohdan jälkeen uudet läsnäolijat tarkistetaan ja sinua pyydetään todistamaan henkilöllisyytesi laittamalla kamera hetkeksi päälle. Mikäli joudut poistumaan kokouksesta ajoissa, kirjaa sekin chattiin oheisen mallin mukaisesti: Jutta Pirttijärvi poistui kokouksesta klo 18.08.

Äänestäminen

  • Mahdolliset käsiäänestykset toteutetaan Zoomin nosta käsi -toiminnolla. Kokouksen puheenjohtaja ohjeistaa aina, kun toimintoa pitää käyttää. Kun se kohta, jota haluat äänestää, mainitaan: nosta käsi. Kun kokouksen puheenjohtaja pyytää äänten laskemisen jälkeen laskemaan käden: laske käsi.

Tarvittaessa pidetään suljettu lippuäänestys Webropol-lomakkeella. Lomake esitellään näytön jaon kautta tyhjän uurnan varmistamiseksi, jonka jälkeen linkki lomakkeeseen lähetetään Zoomin chattiin. Äänten maksimimäärä rajataan kokousten äänivaltaisten osallistujien määrään. Äänestäthän siis aina vain kerran, ohjeiden mukaisesti ja ilman vilppiä. Mikäli äänten määrä ei vastaa kokouksen läsnäolijoiden määrää, hylätään äänestys ja se aloitetaan alusta.

Syyskokousterveisin Mimesis ry:n hallituksen puolesta