Hyvää maaliskuuta kaikille! Mimesis ry:n sääntömääräinen kevätkokous järjestetään 22.3.2022 klo 16:30 hybridinä: Paikan päällä Turku-salissa (Rehtorinpellonkatu 4 A, toinen kerros) ja etänä Zoomissa. Kokous on avoin kaikille Mimesis ry:n jäsenille.
Kokouksessa esitetään vuoden 2021 toimintakertomus ja tilinpäätös jäsenistölle hyväksyttäviksi. Samalla päätetään vastuunvapauden myöntämisestä vuoden 2021 toimihenkilöille. Kokouksen esityslista ja etäosallistumisohjeet löytyvät kutsun lopusta sekä liitteinä. Näiden lisäksi liitteenä on vuoden 2021 toimintakertomus, tase, tuloslaskelma ja toiminnantarkastajien lausunto.
Turku-saliin saapujia suositellaan pitämään mahdollisuuksien mukaan maskia ja turvavälejä. Tulethan paikalle vain terveenä! Kokoukseen voi osallistua täysivaltaisesti myös etäyhteydellä, joten paikalle saapuminen ei ole välttämätöntä. Suljettu lippuäänestys toteutetaan tarvittaessa Webropol-lomakkeella, joten myös etäyhteydellä osallistuvat pystyvät äänestämään.

Etäyhteydellä osallistuvat kirjataan kokouksen läsnäolijoiksi ja he voivat osallistua äänestyksiin. Tarvitset etäosallistumiseen toimivan Zoom-yhteyden, mielellään myös mikrofonin ja kameran. Jotta voimme tarkistaa kokoukseen osallistujien äänivaltaisuuden ja pitää osallistujista kirjaa asianmukaisesti, tulee kokoukseen etänä osallistujien henkilöllisyys tarkistaa kameraa käyttämällä. Mikäli sinun ei ole mahdollista todistaa henkilöllisyyttäsi kameran avulla, ole yhteydessä Juttaan (jepirt@utu.fi)

Mikäli osallistut etänä, tarkistathan ohjeet etäosallistumiseen viestin lopusta. Zoom-linkkinä toimii tämä linkki: https://utu.zoom.us/j/64658144841
 
Mimesis ry:n hallituksen puolesta,
Jutta Pirttijärvi,

puheenjohtaja
______________________________

Esityslista

1.      Kokouksen avaus
2.      Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
3.      Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
4.      Kokouksen esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
5.      Vuoden 2021 toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja toiminnantarkastajien lausunnon esittäminen
6.      Tilinpäätöksen vahvistaminen
7.      Tili- ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2021 hallitukselle ja muille tilivelvollisille
8.      Kokouksen päättäminen
______________________________

Ohjeet etäosallistumiseen

Kyseessä on hybridimallinen kokous, jossa osa osallistujista on paikan päällä Turku-salissa ja osa kokoustaa etänä. Kaikki Mimesis ry:n jäsenet ovat tervetulleita osallistumaan kokoukseen.

–       Liity kokouksen Zoomiin mahdollisuuksien mukaan hyvissä ajoin, Zoom-linkki avautuu 16.15.
–       Laita nimeksesi koko nimesi ja ennen nimeä Etä. (Helpottaa sihteerin työtä).
–       Kokouksen aluksi läsnäolijat tarkistetaan, joten varaudu pyydettäessä avaamaan hetkeksi kamerasi.

Yhteiset Zoom-käytänteet

–       Lataa Zoom omalle laitteellesi (toimii varmemmin)
–       Zoomin chattiaa käytetään vain kokoukseen liittyvien asioiden käsittelyyn. Jotta chatin seuraaminen on mahdollista, älä kirjoita sinne mitään asiaankuulumatonta.
–       Kun et puhu, pidä kamera ja mikrofoni pois päältä, jos yhteys kuormittuu. Jos näin ei tapahdu, voit pitää kameraa päällä koko ajan.

Mikäli saavut kokoukseen myöhässä tai poistut kesken kokouksen

Kirjoita kokouksen chattiin saapumisaikasi seuraavan mallin mukaisesti: Jutta Pirttijärvi saapui kokoukseen klo 16.36. Jokaisen kohdan jälkeen uudet läsnäolijat tarkistetaan ja sinua pyydetään todistamaan henkilöllisyytesi laittamalla kamera hetkeksi päälle. Mikäli joudut poistumaan kokouksesta ajoissa, kirjaa sekin chattiin oheisen mallin mukaisesti: Jutta Pirttijärvi poistui kokouksesta klo 18.08.
Äänestäminen

Mahdolliset käsiäänestykset toteutetaan Zoomin nosta käsi -toiminnolla. Kokouksen puheenjohtaja ohjeistaa aina, kun toimintoa pitää käyttää. Kun se kohta, jota haluat äänestää, mainitaan: nosta käsi. Kun kokouksen puheenjohtaja pyytää äänten laskemisen jälkeen laskemaan käden: laske käsi.

Tarvittaessa pidetään suljettu lippuäänestys etäversiona Webropol-lomakkeella. Lomake esitellään näytön jaon kautta tyhjän uurnan varmistamiseksi, jonka jälkeen linkki lomakkeeseen lähetetään Zoomin chattiin. Äänten maksimimäärä rajataan kokousten äänivaltaisten osallistujien määrään. Äänestäthän siis aina vain kerran, ohjeiden mukaisesti ja ilman vilppiä. Mikäli äänten määrä ei vastaa kokouksen läsnäolijoiden määrää, hylätään äänestys ja se aloitetaan alusta.